KẾ HOẠCH KINH DOANH LIÊN TỤC BCP GIÚP DOANH NGHIỆP VƯỢT QUA KHỦNG HOẢNG

Nếu một ngày hệ thống vận hành của bạn bị tê liệt vì sự cố bất ngờ, doanh nghiệp có thể làm gì để tiếp tục hoạt động? Câu trả lời nằm ở kế hoạch kinh doanh liên tục BCP - công cụ giúp doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng và giảm thiểu thiệt hại. Cùng Trường Doanh nhân HBR tìm hiểu chi tiết về BCP và cách xây dựng thực tế trong doanh nghiệp.

1. Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP là gì?

Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP là một hệ thống quy trình và chỉ dẫn được thiết lập sẵn để đảm bảo tổ chức có thể duy trì các chức năng thiết yếu trong và sau sự cố gián đoạn (như thiên tai, tấn công mạng, đại dịch). Mục tiêu chính của BCP là giảm thiểu tác động tiêu cực, bảo vệ tài sản và thương hiệu, đồng thời khôi phục hoạt động về trạng thái bình thường một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Ví dụ: Trong đại dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp kích hoạt BCP bằng cách cho nhân viên làm việc từ xa và áp dụng giờ làm linh hoạt. Chính sách này đã giúp họ duy trì hoạt động ổn định, tránh đứt gãy chuỗi vận hành và vượt qua giai đoạn khủng hoảng do các quy định giãn cách xã hội.

Một kế hoạch kinh doanh liên tục toàn diện thường bao gồm các thành phần cốt lõi sau:

• Phân tích rủi ro và tác động kinh doanh (BIA): Xác định các mối đe dọa tiềm ẩn, đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng đến từng hoạt động kinh doanh cụ thể để ưu tiên nguồn lực phục hồi.
• Chiến lược và biện pháp phòng ngừa: Xây dựng các giải pháp và hành động cụ thể để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro và ngăn chặn các sự cố gián đoạn ngay từ đầu.
• Kế hoạch phục hồi sau thảm họa: Thiết lập một lộ trình chi tiết từng bước, phân công vai trò rõ ràng để khôi phục cơ sở hạ tầng, dữ liệu và hoạt động kinh doanh sau khi sự cố xảy ra.
• Đào tạo và diễn tập: Tổ chức các buổi đào tạo và diễn tập định kỳ để đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và có thể thực hiện kế hoạch một cách thuần thục khi cần.
• Đánh giá và cập nhật: Thường xuyên xem xét, kiểm tra và cập nhật kế hoạch để đảm bảo BCP luôn phù hợp với bối cảnh kinh doanh, công nghệ và các rủi ro mới có thể phát sinh.

2. Lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng BCP

Hãy hình dung cảm giác bất lực khi một cuộc tấn công mạng khiến mọi hoạt động kinh doanh đóng băng. Nhân viên chỉ biết nhìn nhau, còn doanh thu thì lao dốc không phanh. Tệ hơn, sự im lặng của doanh nghiệp đang đẩy những khách hàng giá trị nhất vào vòng tay của đối thủ. Uy tín mà lãnh đạo gây dựng trong nhiều năm có thể sụp đổ chỉ trong vài ngày.

Đó chính là bức tranh hỗn loạn và đầy thách thức mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể đối mặt khi không có sự chuẩn bị. Và đây cũng là lúc giá trị cốt lõi của một kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) được thể hiện rõ nét nhất. Việc xây dựng một BCP bài bản không chỉ là một phương án dự phòng, mà là một khoản đầu tư chiến lược mang lại những lợi ích sống còn cho doanh nghiệp.

• Giảm thiểu tối đa thiệt hại: BCP cung cấp một kịch bản ứng phó rõ ràng, giúp nhân viên hành động nhanh chóng và chính xác thay vì hoảng loạn. Điều này cho phép doanh nghiệp khoanh vùng sự cố, hạn chế tối đa các tổn thất về tài chính, dữ liệu và ngăn một khủng hoảng nhỏ leo thang thành thảm họa.
• Duy trì hoạt động kinh doanh liên tục: Kế hoạch này đảm bảo các chức năng kinh doanh thiết yếu vẫn được vận hành, dù trong bất kỳ hoàn cảnh khó khăn nào. Điều này đồng nghĩa với việc bạn vẫn có thể cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng, duy trì dòng tiền và giữ đúng cam kết với các đối tác, tránh làm đứt gãy chuỗi cung ứng.
• Tăng cường khả năng phục hồi sau khủng hoảng: BCP không chỉ giúp doanh nghiệp "sống sót" qua khủng hoảng mà còn phát triển nhanh hơn đối thủ. Kế hoạch này giúp rút ngắn tối đa thời gian ngừng hoạt động, vạch ra lộ trình rõ ràng để nhanh chóng đưa mọi thứ quay trở lại quỹ đạo bình thường và ổn định hoạt động.
• Bảo vệ uy tín và niềm tin của khách hàng: Cách bạn xử lý khủng hoảng sẽ định hình niềm tin của khách hàng. Một BCP hiệu quả cho phép bạn duy trì dịch vụ và giao tiếp minh bạch, thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy ngay trong lúc khó khăn, qua đó củng cố lòng trung thành của họ với thương hiệu.
• Nâng cao lợi thế cạnh tranh: Khi khủng hoảng xảy ra, các đối thủ không có sự chuẩn bị sẽ bị tê liệt và loay hoay ứng phó. Trong khi đó, doanh nghiệp của bạn với BCP có thể phục hồi nhanh chóng, tạo ra lợi thế cạnh tranh đắt giá để giữ chân khách hàng và thậm chí chiếm lĩnh thị phần của đối thủ.
• Tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn ngành: Với các lĩnh vực như tài chính, ngân hàng hay y tế, BCP không phải là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc từ pháp luật. Xây dựng một kế hoạch bài bản đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ đầy đủ các quy định, tránh được nguy cơ bị phạt nặng và các rắc rối pháp lý phức tạp.

📌 Muốn vững vàng trước biến động? Phải bắt đầu từ gốc!

🔥 Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) hay đến đâu... cũng sẽ “đổ sụp” nếu mô hình kinh doanh không vững!

💣 Nhiều doanh nghiệp thất bại không phải vì thiếu kế hoạch, mà vì cốt lõi vận hành đang rạn nứt mà không biết.

🧠 Sự kiện “AI MARKETING & SALE SUMMIT 2025” tại Trường Doanh nhân HBR sẽ giúp anh/chị lãnh đạo chủ doanh nghiệp:

• Nhìn rõ cấu trúc vận hành, dòng tiền & điểm nghẽn trong hệ thống.
• Tái thiết mô hình kinh doanh tối ưu, dễ nhân bản & tăng trưởng.
• Ứng dụng AI vào tự động hóa và quản lý hiệu suất toàn diện.
• Giải bài toán thị trường: sản phẩm đúng nhu cầu, định vị khác biệt.
• Làm chủ chiến lược ứng phó rủi ro & bứt phá doanh thu bền vững.

❗Chương trình đặc biệt chỉ có một lần trong năm, đừng để lỡ cơ hội học hỏi chiến lược kinh doanh đột phá từ các chuyên gia hàng đầu!

👉 Đăng ký ngay để không bỏ lỡ cơ hội “tái thiết” doanh nghiệp và bứt phá mạnh mẽ trong thời kỳ chuyển đổi số.

3. Lộ trình 5 bước xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục BCP

Để một doanh nghiệp có thể vận hành bền vững ngay cả trong khủng hoảng, việc xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan) là điều không thể thiếu. BCP giúp tổ chức sẵn sàng ứng phó, phục hồi nhanh chóng và duy trì hoạt động ổn định. Dưới đây là 5 bước cốt lõi để chủ doanh nghiệp xây dựng và triển khai một bản BCP hiệu quả:

Bước 1: Phân tích bối cảnh và xác định phạm vi

Đây là bước nền tảng, giống như việc đo đạc mảnh đất trước khi xây nhà. Bạn cần hiểu rõ doanh nghiệp của mình đang vận hành trong môi trường nào, đâu là những yếu tố "sống còn" và phạm vi bảo vệ của BCP là gì. Việc này giúp kế hoạch đi đúng hướng và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

• Liệt kê các yếu tố sống còn: Ghi lại tất cả những gì doanh nghiệp cần để hoạt động mỗi ngày (ví dụ: đội ngũ nhân sự chủ chốt, hệ thống phần mềm kế toán, nhà cung cấp nguyên vật liệu chính, mạng internet...).
• Vẽ sơ đồ các quy trình chính: Mô tả ngắn gọn các luồng công việc quan trọng nhất mang lại doanh thu (ví dụ: quy trình từ lúc nhận đơn hàng đến lúc giao hàng, quy trình sản xuất, quy trình chăm sóc khách hàng).
• Xác định các bên liên quan: Lập danh sách các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng chiến lược mà sự gián đoạn của họ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến bạn và ngược lại.

Bước 2: Phân tích tác động kinh doanh (BIA)

Sau khi biết "cái gì quan trọng", bước này sẽ trả lời câu hỏi: "Nếu những thứ quan trọng đó gặp sự cố thì sẽ thiệt hại ra sao?". Phân tích tác động kinh doanh (BIA) là quá trình "lượng hóa" mức độ tổn thất khi một hoạt động bị gián đoạn, giúp lãnh đạo ưu tiên những gì cần phục hồi trước tiên.

• Xác định các tài sản cốt lõi: Dựa vào Bước 1, lập danh sách chi tiết các "tài sản" không thể thiếu theo từng nhóm:
• Con người: Trưởng phòng kinh doanh, kế toán trưởng, trưởng nhóm IT...
• Nhà cung cấp: Nhà cung cấp nguyên liệu độc quyền, đối tác vận chuyển chính...
• Thiết bị: Máy chủ, máy sản xuất chuyên dụng, phương tiện vận tải...
• Dữ liệu: Dữ liệu khách hàng, hồ sơ kế toán, công thức sản phẩm...
• Đánh giá mức độ tác động: Với mỗi tài sản, hãy đặt câu hỏi: "Nếu mất nó trong 1 giờ/ 1 ngày/ 1 tuần, thiệt hại tài chính là bao nhiêu? Uy tín bị ảnh hưởng thế nào? Pháp lý có rủi ro gì không?". Sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch ứng phó và phục hồi

Đây là "trái tim" của BCP, nơi lãnh đạo xây dựng các kịch bản hành động cụ thể cho từng giai đoạn của khủng hoảng. Một kế hoạch ứng phó tốt cần rõ ràng, phân công cụ thể và có các phương án dự phòng thực tế để có thể kích hoạt ngay lập tức.

• Lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp: Tập trung vào an toàn con người và tài sản ngay tại thời điểm xảy ra sự cố. Lãnh đạo tiến hành xây dựng quy trình sơ tán, quy trình ngắt hệ thống khẩn cấp, kịch bản cách ly khi có tấn công mạng.
• Lập kế hoạch quản lý khủng hoảng: Thành lập một đội phản ứng nhanh để điều phối và ra quyết định. Chỉ định "Đội quản lý khủng hoảng" (thường gồm ban lãnh đạo, trưởng các bộ phận chủ chốt), thiết lập kênh liên lạc dự phòng (ví dụ: nhóm chat trên Zalo, Telegram).
• Lập kế hoạch phục hồi kinh doanh: Vạch ra các bước để khôi phục các hoạt động cốt lõi đã xác định ở Bước 2. Tìm địa điểm làm việc dự phòng, chuẩn bị laptop dự phòng, ký trước hợp đồng với nhà cung cấp thay thế, sử dụng dữ liệu đã sao lưu trên đám mây.
• Lập kế hoạch tái thiết: Đưa doanh nghiệp quay trở lại hoạt động bình thường một cách bền vững. Lên kế hoạch kiểm tra lại cơ sở vật chất, đánh giá lại quy trình và rút kinh nghiệm sau khủng hoảng.

Bước 4: Đào tạo và diễn tập

Một bản kế hoạch tốt vẫn có thể thất bại nếu đội ngũ không được huấn luyện và chuẩn bị trước. Bước này đảm bảo BCP thấm nhuần vào văn hóa công ty, giúp nhân viên từ chỗ bị động trở thành một phần chủ động của giải pháp khi đối mặt với khủng hoảng.

• Xây dựng tài liệu đào tạo: Soạn thảo các hướng dẫn đơn giản, checklist (danh sách kiểm tra), video ngắn mô tả vai trò của từng người trong từng kịch bản.
• Tổ chức các buổi đào tạo: Phân vai trò rõ ràng trong "Đội quản lý khủng hoảng", đảm bảo mọi người biết chính xác nhiệm vụ của mình và người cần liên lạc.
• Tổ chức diễn tập định kỳ: Tạo các kịch bản giả định (ví dụ: "máy chủ kế toán bị nhiễm virus", "nhà cung cấp chính ngừng giao hàng") và để đội ngũ thực hành ứng phó theo kế hoạch đã vạch ra.

Bước 5: Kiểm tra, đánh giá và cải tiến

Thế giới luôn thay đổi, rủi ro mới luôn xuất hiện. Vì vậy, BCP của bạn cũng phải là một tài liệu "sống", cần được xem xét và cải tiến liên tục để không bị lỗi thời và luôn phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

• Lên lịch đánh giá định kỳ: Đặt lịch cố định (ví dụ: 6 tháng/lần hoặc sau mỗi lần có thay đổi lớn về nhân sự, quy trình) để xem xét lại toàn bộ kế hoạch.
• Thu thập phản hồi sau diễn tập: Ngay sau mỗi buổi diễn tập, hãy họp đội ngũ để rút kinh nghiệm: "Điều gì làm tốt? Điều gì còn vướng mắc? Cần thay đổi gì trong kế hoạch?".
• Cập nhật kế hoạch: Chủ động chỉnh sửa, bổ sung BCP ngay khi có thay đổi lớn trong doanh nghiệp (ví dụ: chuyển văn phòng, thay đổi nhà cung cấp chính, áp dụng phần mềm mới).

4. Sai lầm cần tránh để triển khai thành công kế hoạch kinh doanh liên tục BCP

Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) chỉ phát huy giá trị thực sự khi được triển khai hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp thất bại không phải vì thiếu kế hoạch, mà vì những sai lầm trong thực thi. Để BCP trở thành năng lực ứng phó thực tế, lãnh đạo cần tránh các sai lầm phổ biến sau:

• Đánh giá rủi ro thiếu chiều sâu: Bỏ sót các kịch bản như thiên tai, tấn công mạng hay đứt gãy chuỗi cung ứng khiến kế hoạch trở nên dễ tổn thương. Một BCP hiệu quả đòi hỏi phân tích rủi ro toàn diện, đa chiều và sát với thực tiễn vận hành.
• Thiếu diễn tập và kiểm tra định kỳ: Kế hoạch không được thử nghiệm sẽ nhanh chóng lỗi thời. Diễn tập giúp phát hiện điểm yếu, nâng cao phản xạ của đội ngũ và bảo đảm tính khả thi trong tình huống thực tế.
• Không truyền thông và đào tạo nội bộ: Nhân sự không nắm rõ kế hoạch sẽ gây chậm trễ và rối loạn khi khủng hoảng xảy ra. Cần phổ biến BCP đến toàn bộ hệ thống, từ lãnh đạo đến nhân viên tuyến đầu.
• Bỏ quên thông tin liên lạc khẩn cấp: Thiếu cập nhật thông tin các đầu mối quan trọng sẽ làm chậm quá trình phản ứng và ra quyết định. Hãy bảo đảm danh sách liên hệ luôn chính xác, dễ truy cập và sẵn sàng trong mọi tình huống.

5. Case Study: Ví dụ về kế hoạch kinh doanh liên tục BCP tại các doanh nghiệp

Mục tiêu của tính liên tục kinh doanh là đảm bảo một công ty có thể tiếp tục vận hành các chức năng cốt lõi sau khi gặp khủng hoảng. Để rút ra những bài học kinh nghiệm, cùng Trường Doanh nhân HBR xem xét 3 ví dụ thực tế, minh họa cho sự thành công của các tổ chức trong việc lập kế hoạch nhằm giảm thiểu thiệt hại do gián đoạn.

5.1. AT&T khôi phục dịch vụ sau 12 giờ mất điện

Sự cố sập mạng của AT&T năm 2024 là một ví dụ điển hình cho thấy kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) đã được thử thách trên quy mô quốc gia. Gã khổng lồ viễn thông này đã trải qua một sự cố ngừng hoạt động toàn quốc kéo dài hơn 12 giờ, ảnh hưởng đến hơn 125 triệu thiết bị trên khắp 50 tiểu bang.

Tác động:

Hậu quả là 92 triệu cuộc gọi thoại đã bị chặn, trong đó có hơn 25.000 cuộc gọi khẩn cấp 9-1-1. Vụ việc đã khiến Ủy ban Truyền thông Liên bang (FCC) phải vào cuộc điều tra và phơi bày nhiều lỗ hổng trong công tác chuẩn bị lẫn khả năng ứng phó của AT&T.

Kết quả:

• AT&T cho biết sự cố xảy ra do "áp dụng sai quy trình trong lúc nâng cấp, mở rộng mạng lưới". Mặc dù họ có thể "hoàn tác thay đổi" chỉ trong 2 giờ, nhưng phải mất tới 12 giờ dịch vụ mới được khôi phục hoàn toàn.
• Cuộc điều tra của FCC đã chỉ ra hàng loạt nguyên nhân kéo dài sự cố, bao gồm: lỗi cấu hình mạng ban đầu, không tuân thủ quy trình nội bộ, thiếu bước kiểm tra chéo (peer review) và thiếu khâu kiểm thử (testing) đầy đủ. 
• Dù AT&T đã khắc phục được, tác động sâu rộng   của sự cố là một lời cảnh tỉnh về sự cần thiết của một kế hoạch liên tục và quy trình phục hồi thảm họa thực sự mạnh mẽ.

5.2. Công ty Gaille Media chuyển sang làm việc từ xa trong cơn bão Harvey

Khi siêu bão Harvey tàn phá vùng Đông Nam Texas vào năm 2017, nó đã gây ra thiệt hại lên tới 125 tỷ USD. Gaille Media, một công ty marketing nhỏ, đã suýt trở thành một trong những nạn nhân khi văn phòng của họ bị nhấn chìm trong nước lũ. Tuy nhiên, nhờ sự chuẩn bị thông minh từ trước, công ty đã duy trì hoạt động kinh doanh một cách đáng kinh ngạc.

Tác động của thảm họa:

Mặc dù nằm trên tầng hai, văn phòng của công ty đã bị phá hủy hoàn toàn. Không ai có thể vào tòa nhà trong suốt 3 tháng, và sau đó, mọi hy vọng phục hồi không gian làm việc cũng bị dập tắt do nấm mốc lan rộng khắp nơi.

Kết quả và giải pháp:

• Gaille Media đã nhanh chóng chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa, cho phép nhân viên tiếp tục công việc tại nhà. Nhờ vậy, hoạt động của họ gần như không bị ảnh hưởng bởi cơn bão, ngay cả khi công ty không bao giờ quay trở lại văn phòng cũ nữa.
• Bí quyết thành công nằm ở việc công ty đã lưu trữ hầu hết dữ liệu trên nền tảng đám mây. Điều này cho phép nhân viên dễ dàng truy cập vào các tệp tài liệu quan trọng để tiếp tục phục vụ khách hàng mà chỉ gặp phải sự gián đoạn ở mức tối thiểu.

5.3. Gã khổng lồ viễn thông Đức khôi phục dịch vụ sau vụ hỏa hoạn

Khi sét đánh trúng văn phòng của Cantey Technology, một nhà cung cấp dịch vụ CNTT, ngọn lửa đã nhanh chóng thiêu rụi toàn bộ hạ tầng mạng của công ty. Rất may mắn, họ đã chuẩn bị cực kỳ tốt, giúp tránh được mọi gián đoạn cho cả hoạt động của mình và của khách hàng.

Tác động của sự cố:

Ngọn lửa đã phá hủy hoàn toàn hạ tầng của Cantey, bao gồm cả các máy chủ đang phục vụ cho hơn 200 khách hàng, vốn là dịch vụ cốt lõi của công ty. Toàn bộ thiết bị đều không thể sửa chữa và văn phòng không thể sử dụng, buộc nhân viên phải di dời đến một địa điểm mới.

Kết quả và giải pháp:

• Điều đáng kinh ngạc là, bất chấp sự phá hủy và việc phải di dời, khách hàng của công ty không hề cảm nhận được bất kỳ sự gián đoạn dịch vụ nào.
• Bí quyết nằm ở một quyết định chiến lược trong kế hoạch phục hồi thảm họa. Cantey đã chuyển toàn bộ máy chủ và dữ liệu sao lưu của khách hàng đến một trung tâm dữ liệu từ xa (remote data center). Sự phục hồi không một vết gợn này là minh chứng rõ ràng nhất cho thấy việc lập kế hoạch đúng đắn có thể giảm thiểu đáng kể rủi ro vận hành.

Đã đến lúc mỗi doanh nghiệp cần có một bản kế hoạch kinh doanh liên tục BCP để không bị gián đoạn trước các rủi ro bất ngờ. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy để Trường Doanh nhân HBR đồng hành cùng bạn trong khóa học chuyên sâu, với lộ trình rõ ràng, tư vấn miễn phí và ưu đãi đặc biệt dành cho các lãnh đạo doanh nghiệp!